Academic conferences rarely have standing-room-only sessions, but 'meet the journal editors' panels that promise to demystify the publication process tend to be a draw. To save readers from sore feet, I've devoted my editorial in this issue to a quick overview of the route by which manuscripts become publications.

When we receive a submission, our Managing Editor, Ania Bogacka, does an initial screening. She checks to make sure that the article is in line with the journal's mandate and requirements in the Instructions for Authors, such as the maximum length of submissions and currency of data.

Next, manuscripts come to me, as Editor-in-Chief, for initial triage. I scan each one for fit with the journal's mandate; whether it is sufficiently well-developed to warrant review; the strength of the science and arguments; the degree to which the submission adds to what is already known; likely interest for our audience of health system managers, practitioners, policy makers, educators and academics, and potential ethical issues. My reference point is the journal's Instructions for Authors, which have been developed and refined by our editorial team over many years. I try to give the benefit of the doubt to authors at this stage. At Healthcare Policy/Politiques de Santé, papers are more likely to be triaged for review than not to be.

Papers that pass initial triage are then assigned to one of the journal's editors. They oversee the review process. I am fortunate to work with a talented and committed team of editors from across the country: François Béland, Roger Chafe, Raisa Deber, Mark Dobrow, Eric Latimer, Joel Lexchin and Claude Sicotte, as well as Contributing Editor Steven Lewis.

The lead editor then works with Ania to select reviewers. Matching papers with reviewers' expertise is obviously key, but we also need to consider practical factors such as language and workload. We could not publish a high-quality journal without thoughtful reviewers who donate their time and expertise in the service of supporting the publication of relevant evidence that influences policy and practice.

I would like to take this opportunity to thank all those who have served in this capacity during the past year (see p. 86). Your continuing contributions and support are highly appreciated. Want to join the process? We welcome expressions of interest via our online reviewer database at http://www.longwoods.com/reviewer-registration/healthcare-policy.

Good reviews provide constructive feedback to inform both authors and editors, indicating the strengths and weaknesses of a manuscript. We also ask reviewers to provide a clear rationale for their publication recommendations and to flag any important issues for the editors' consideration, such as potential conflicts of interest. Editors aim to resolve significant conflicts among reviewers and/or to identify which issues authors should focus on if a revise/ resubmit decision is reached.

Most papers that are eventually accepted go through at least one revise/resubmit cycle. Sometimes only minor revisions are needed; other times changes requested are more significant. Authors' responses to the reviews are assessed by the responsible editor – sometimes in consultation with peer reviewers – before a final decision is reached in consultation with me.

Acceptances are fun to send; rejections are not, but the reality is that we receive many manuscripts and need to make difficult choices among them. Manuscripts that are accepted then proceed to final editing and, upon assignment of the volume and issue number, to production. After the page proofs are ready, authors have a chance to review them one more time to ensure accuracy.

We encourage authors to consider opportunities to proactively share their work with others. Longwoods Publishing works with authors in this regard, leveraging the publisher's social media, global dissemination, and other networks. The goal is to help spread key findings and thoughtful discussion and debate conclusions that appear in the journal's pages. Hopefully, readers will be inspired to take those findings further, informing policy, practice, or additional research … and so the cycle begins anew.

To close, herewith my top tips for getting a "we are pleased to inform you" e-mail:

  • Submit: Yes, this is obvious, but how many of us have completed research languishing in partially completed manuscripts?
  • Choose your journal well: Journal mandates vary widely. You are wasting your time – and the editors' – if you don't carefully consider the match between your paper and the journal's focus, scope and audience.
  • Read the Instructions for Authors – and follow them: Failure to do this, particularly failure to follow standard guidelines for reporting research and failure to support Discussion and Debate arguments with evidence – is the second most common reason that manuscripts fail to pass the initial triage, after a lack of alignment with the journal's scope.
  • If you are over the word limit, tighten and tighten again: Yes, we occasionally make exceptions to the word limit where doing so is essential to accurately reflect research findings, but those situations are rare. Tightly written articles are more likely to be read and therefore more likely to have an influence on policy, practice, and the scholarly community. It behooves us all to streamline where we can.
  • Respond quickly and thoroughly to revision requests: Clearly show how you have responded (or if not, why not) to the reviewers' comments. Also, delays in revising and resubmitting tend to be the longest stage in the publication process. The sooner an author follows up, the sooner we can move the manuscript forward.

We look forward to receiving your submissions!

Jennifer Zelmer, PhD

Editor-in-chief

 


 

Éditorial

Démystifier le processus de publication

Il y a rarement, dans les colloques scientifiques, des séances à guichets fermés, mais les panels où les éditeurs de revues démystifient le processus de publication sont souvent pleins à craquer. Pour épargner au lecteur les longues files d'attente, je consacre cet éditorial à un bref aperçu du chemin qu'empruntent les manuscrits avent d'être publiés.

Quand un article nous est soumis, notre directrice de rédaction, Ania Bogacka, effectue la présélection. Elle s'assure que l'article répond au mandat et aux exigences de la revue, conformément aux Instructions pour les auteurs, notamment pour les questions de longueur maximale et d'actualité des données.

Ensuite, en ma qualité de rédactrice en chef, je reçois les manuscrits pour le triage initial. Je les révise un à un pour voir s'ils sont conformes au mandat de la revue, pour déterminer si le développement justifie une révision, pour soupeser la force des arguments et du contenu scientifique, pour évaluer ce qu'ils apportent de plus aux connaissances actuelles, pour voir à quel point ils intéresseront notre auditoire de gestionnaires, de cliniciens, de décideurs, d'enseignants et d'universitaires et, finalement, pour détecter d'éventuels enjeux d'ordre éthique. Pour ce travail, je me réfère aux Instructions pour les auteurs, qui ont été développées et peaufinées par l'équipe de rédaction au cours des ans. À cette étape, je tente d'accorder le bénéfice du doute aux auteurs; le triage initial des manuscrits présentés à Politiques de Santé/Healthcare Policy a donc plus de chance de donner lieu à une révision qu'à un refus.

Les articles retenus après le triage initial sont assignés à un des éditeurs de la revue, qui supervise le processus de révision. J'ai la chance de travailler avec une équipe d'éditeurs talentueux et dévoués, provenant d'un peu partout au pays: François Béland, Roger Chafe, Raisa Deber, Mark Dobrow, Eric Latimer, Joel Lexchin et Claude Sicotte, de même que le conseiller de rédaction Steven Lewis.

L'éditeur principal travaille ensuite avec Ania pour choisir les réviseurs. Jumeler les articles à l'expertise des réviseurs est évidemment un élément déterminant, mais il faut aussi tenir compte de facteurs pratiques tels que la langue ou la charge de travail. Il nous serait impossible de publier une revue de qualité sans la contribution des réviseurs qui donnent de leur temps et prêtent leur expertise pour assurer la publication de données pertinentes qui influencent les politiques et la pratique.

Je profite de l'occasion pour remercier tous ceux qui ont travaillé comme réviseurs au cours de l'année écoulée (voir p. 86). Leur contribution et leur soutien sont vraiment très appréciés. Cela vous intéresse? Faites-nous part de votre intérêt par l'entremise de la base de données en ligne des réviseurs, à http://www.longwoods.com/reviewer-registration/healthcare-policy.

Les bonnes révisions donnent lieu à une rétroaction constructive qui renseigne tant les auteurs que les éditeurs, tout en indiquant les forces et faiblesses d'un manuscrit. Nous demand-ons aussi aux réviseurs de justifier clairement leurs recommandations et de signaler à l'éditeur toute question importante, par exemple, la possibilité d'un conflit d'intérêts. Les éditeurs s'efforcent de régler les divergences entre les réviseurs et de repérer les points sur lesquels devraient se pencher les auteurs quand une décision de révision ou de resoumission est prise.

La plupart des articles acceptés passent par un cycle de révision ou de resoumission. Parfois, ce ne sont que des révisions mineures; parfois, les changements demandés sont plus importants. La réponse des auteurs est évaluée par l'éditeur responsable – quelque fois en consultation avec les pairs réviseurs – avant la décision finale à laquelle je participe.

Il est agréable d'envoyer les lettres d'acceptation; les refus sont plus malencontreux, mais nous recevons beaucoup de manuscrits et il faut faire des choix difficiles. Les manuscrits acceptés passent par la correction finale puis, une fois le numéro et le volume assignés, vont en production. Quand les épreuves sont prêtes, les auteurs ont l'occasion de les réviser une dernière fois pour s'assurer que tout est bien en place.

Nous encourageons les auteurs à partager proactivement leur travail. Longwoods Publishing travaille avec eux en ce sens, mettant à profit ses médias sociaux, sa diffusion mondiale et ses autres réseaux. L'objectif est de diffuser les résultats et les conclusions émanant des discussions et des débats qui paraissent dans les pages de la revue. Nous espérons que les lecteurs trouveront des idées pour véhiculer ces résultats, éclairer les politiques, la pratique ou d'éventuelles recherches; et ainsi se renouvelle le cycle.

Pour terminer, voici quelques conseils pour recevoir un courriel du type « Nous sommes heureux de vous annoncer … »:

  • Soumettre: Oui, cela est évident, mais combien parmi nous avons dans nos tiroirs des manuscrits à moitié terminés qui présentent des travaux de recherche?
  • Bien choisir la revue: Les mandats varient beaucoup d'une revue à l'autre. Vous perdez votre temps – et celui des éditeurs – si vous ne tenez pas bien compte de l'adéquation entre votre article et la portée, l'auditoire et les intérêts de la revue.
  • Lire et respecter les Instructions pour les auteurs: Le non-respect des directives pour présenter la recherche ou pour présenter les données en appui aux arguments dans les discussions et les débats constituent la deuxième raison la plus fréquente pour le refus d'un article au stade du triage initial, juste après la non-concordance avec la portée du journal.
  • Si vous dépassez la limite de mots, couper et couper encore: Il est vrai que nous faisons parfois exception à la limite de mots quand cela est nécessaire pour présenter fidèlement les conclusions de recherche, mais cette mesure demeure rare. Les articles concis ont plus de chance d'être lus et donc d'avoir une influence sur les politiques, la pratique et les milieux universitaires. La concision bénéficie à tous.
  • Répondre rapidement et consciencieusement aux demandes des réviseurs: Démontrez clairement comment vous avez répondu aux commentaires des réviseurs (et pourquoi pas, dans le cas contraire). Les délais dans la révision et la resoumission sont souvent les plus longs stades dans le processus de publication. Plus l'auteur assure rapidement le suivi, plus le manuscrit avancera rapidement dans la chaîne de production.

Nous attendons avec impatience vos soumissions!

Jennifer Zelmer, PhD

Rédactrice en chef